Tietosuojaseloste UT Design

REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

​

Tämä UT Design Oy:n tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Selosteessa mukana evästekäytäntöjen kuvaus. Laadittu 8.7.2024.

REKISTERINPITÄJÄ

UT Design Oy

3458643-3
Hepokatintie 3 A. 01480 Vantaa
www.utdesign.fi

​

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Ulla Turpeinen, UT Design Oy

ulla@utdesign.fi

​

REKISTERIN NIMI

UT Design Oy:n asiakasrekisteri

sekä

UT Design Oy:n uutiskirjeen tilaajarekisteri

​

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään silloin kun rekisteröity käyttää UT Design Oy:n palveluita asiakassuhdetta, toimeksiantoa tai muuta palvelua varten. Rekisteriin kerätään tietoja henkilön suostumuksella. Jos asiakas ei anna UT Design Oy:lle tarvittavia henkilötietoja, niin asiakkaalle ei välttämättä voida tarjota hänen haluamaansa palvelua. Asiakas voi antaa tietonsa esimerkiksi utdesign.fi -verkkosivustolla olevalla kaavakkeella, toimeksiantosopimuksella tai mikäli asiakas haluaa omatoimisesti jättää yhteystietonsa muulla tavoin kuten esimerkiksi puhelimitse. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

-asiakassuhteen ylläpito, hoitaminen ja kehittäminen

-palvelujen tuottaminen

-asiakas-ja kävijätapahtumien varmentaminen

-asiakaspalvelun, toiminnan ja sivustojen kehittäminen

-jälleenmarkkinointi käyttäen Metan, Googlen ja sähköpostimarkkinointiin tarkoitettuja työkaluja

-tuotteiden ja palveluiden markkinointi sekä tietojen tilastointi ja analysointi

​

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

UT Design Oy ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset sekä arkistoidun materiaalin suojauksessa huomioon otettavat vaatimukset. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat salasanoin salatuissa yhteyksissä ja/tai lukituissa tiloissa.

​

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Asiakasrekisteri pitää sisällään UT Design Oy:n asiakkaiden, valtuutettujen ja allekirjoitusoikeutettujen henkilötietoja, joita ovat etunimet, sukunimet, henkilötunnus, yrityksen nimi, y-tunnus, yrityksen päättäjätiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot, toimeksiantoon liittyvät tiedot kuten asiakkaan itse antamat tiedot tai muuhun toimeksiantoon tai palveluun liittyvät tiedot.

Huom. Erillinen rekisteri uutiskirjeen tilaajista: Sisältää vain asiakkaan etu- ja sukunimen ja sähköpostiosoitteen.

Uutiskirjeen tilaaja voi milloin tahansa muuttaa ja täydentää omia tietojaan jokaisen uutiskirjeen mukana olevasta linkistä.

​

TIETOJEN POISTAMINEN JA SÄILYTYSAIKA

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja 6 vuoden ajan. Tämän ajan päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot 30 päivän kuluessa noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti. Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pitempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi. Henkilötietoja käsitellään laskutukseen ja maksujen perintään, markkinointiin, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Suoramarkkinointiin tietoja käytetään vain voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä UT Design Oy:lle. UT Design Oy poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot sitten kun tietojen käsitellylle ei ole enää perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen poistamista vaatii. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla tai tuhoten sitten kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa eri tavalla määrätään tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää UT Design Oy:tä säilyttämään tietoja.

​

TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: UT Design Oy, Hepokatintie 3 A, 01480 Vantaa. UT Design Oy luovuttaa tiedot lakien puitteissa ensi tilassa.

​

OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA JA POISTAMISTA

Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.

​

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

​

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

UT Design Oy voi toimeksiannon suorittamiseksi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muille yhteistyötahoille. Rekistereihin kerättyjä tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle markkinointi-, myynti-, mielipide- tai markkinatutkimustarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa Suomen lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä. Rekisteri on tallennettu tietojärjestelmään ja se on suojattu ja sijoitettu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.

Tietoja voidaan luovuttaa henkilörekisteristä seuraavissa tapauksissa:

-Maksunvälitys toteutetaan laskulla ja niitä käsittellään kirjanpidossa

Verkkosivuston kävijätietoja kerää:

-Webnode

-Google Analytics

​

TIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN TAI KANSAINVÄLISELLE JÄRJESTÖLLE

UT Design Oy ei siirrä sen hallussa olevia tietoja kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle.

EVÄSTEKÄYTÄNNÖT

Sivustolla käytettävät lisäosat ja ulkoiset elementit

Webnode Kerää analytiikkaa mm. sivun kävijämäärästä ja suosituimmista sisällöistä.

Google Analytics: Seurannan tarkoituksena on kerätä tilastotietoa esimerkiksi sivun kävijämäärästä ja suosituimmista sisällöistä.

Käytössä on mahdollisesti myös muita verkkosivuston tekniseen toteutukseen tarvittavia kirjastoja, koodeja tai elementtejä, joiden ei kuitenkaan pitäisi kerätä minkäänlaista tietoa kävijästä missään olosuhteessa.

EVÄSTEEN MÄÄRITTELY

Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle silloin kun joku vierailee sivustolla. Evästeet eivät sisällä minkäänlaisia henkilötietoja eikä niiden avulla voida esimerkiksi suorittaa ohjelmia.

EVÄSTEET VERKKOSIVUILLAMME

Käytämme evästeitä utdesign.fi sivustolla moniin käyttötarkoituksiin, jotka liittyvät sivuston toimivuuteen, analysointiin ja markkinointiin. Evästeet keräävät mahdollisesti myös tietoja esimerkiksi käyttäjien kiinnostuksista, joiden avulla kykenemme kohdentamaan viestintäämme sisällöistämme kiinnostuneelle yleisölle.

EVÄSTEIDEN KIELTÄMINEN SELAIMESSA

Emme suosittele tätä, mutta mikäli haluat estää evästeet, muuta selaimesi evästeasetuksia. Evästeiden kieltäminen saattaa heikentää käyttökokemusta, eikä kaikki verkkosivuston toiminnot välttämättä enää toimi lainkaan.

Jos estät evästeiden käytön selainohjelmassasi, laitettasi ei seurata, kun vierailet sivustossa. Huomaa kuitenkin, että estämällä evästeiden käytön saatat estää myös joidenkin sivuston toimintojen käyttämisen.

​

TIETOSUOJASELOSTEEN HYVÄKSYNTÄ

UT Design Oy on hyväksynyt tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen sekä informointidokumentin jatkuvana ja sitä päivitetään sekä tarkastellaan säännöllisesti.